Tietosuojaseloste

Käsiteltävät tiedot

Palvelu voi käsitellä käyttäjänimeä, sähköpostiosoitetta, salasanan suojattua tiivistettä, profiiliasetuksia sekä käyttäjän palveluihin tallentamia työtila-, tuotanto-, tehtävä-, työaika-, kalusto- ja tiedostotietoja. File Transferissa käsitellään myös jakolinkin asetuksia, kuten voimassaoloa, salasanasuojausta, lataus- ja esikatseluasetuksia sekä kommentteja.

Tietojen käyttötarkoitus

Tietoja käytetään Louhos-tilin ja valittujen palveluiden tarjoamiseen, käyttäjän omien sisältöjen tallentamiseen, laitteiden väliseen synkronointiin sekä palvelun turvallisuuden ja toimintakyvyn ylläpitämiseen.

Säilytys ja suojaus

Tiedot suojataan asiattomalta pääsyltä. Käyttäjätietojen pääsy rajataan kirjautumisen ja käyttöoikeuksien perusteella; jakolinkeillä jaettuun aineistoon sovelletaan linkin asetuksia. File Transfer -aineiston säilytysaika ja jakolinkin voimassaolo voivat olla erilaiset.

Yhteydenotot

Lomakkeella kerätään nimi, sähköpostiosoite, valinnainen organisaatio ja viestin sisältö. Lisäksi tallennetaan lähetysaika sekä tieto siitä, onko ylläpitäjä merkinnyt viestin luetuksi. Tietoja käytetään yhteydenoton käsittelyyn ja sähköpostitse vastaamiseen. Viestit näkyvät vain ylläpitäjän viestiarkistossa, eivät muille käyttäjille. Tietoja ei käytetä uutiskirjeisiin tai suoramarkkinointiin.

Tarjouspyyntöä tai sopimuksen valmistelua koskevan yhteydenoton käsittely voi perustua sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin. Muiden yhteydenottojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun vastata palvelua koskeviin kysymyksiin. Älä lähetä lomakkeella salasanoja tai arkaluonteisia henkilötietoja.

Yhteydenottojen säilytysaika on 12 kuukautta lähetyksestä. Vanhentuneet viestit poistetaan automaattisesti viestiarkiston avaamisen tai uuden yhteydenoton yhteydessä. Ylläpitäjä voi poistaa viestin aiemmin, ja omien tietojen poistamista voi pyytää ylläpitäjältä.

Kirjautuminen ja väärinkäytösten estäminen

Kirjautumista varten palvelin tallentaa istuntotunnisteen tiivisteen, käyttäjätunnisteen ja istunnon vanhenemisajan. Kirjautumisavain on voimassa enintään 30 päivää. Uloskirjautuminen mitätöi nykyisen istunnon; salasanan vaihtaminen mitätöi aiemmat istunnot.

Kirjautumisyrityksiä rajoitetaan sähköpostiosoitteesta ja IP-osoitteesta muodostetun tiivisteen avulla. Yhteydenottolomakkeen lähetyksiä rajoitetaan IP-osoitteen tiivisteen ja lähetysaikojen perusteella. Tiivisteitä käsitellään turvallisuustietoina, ei anonyymeinä tietoina. Sovelluksen rajoitusikkuna on kirjautumisessa 15 minuuttia ja yhteydenotoissa yksi tunti; vanhoja merkintöjä siivotaan seuraavien pyyntöjen yhteydessä.

Palveluntarjoajat ja sähköposti

Käytämme suomalaista palveluntarjoajaa sivuston ylläpitoon ja sähköpostipalvelua yhteydenottoihin vastaamiseen. Sähköpostipalvelun tiedot ja mahdolliset EU- tai ETA-alueen ulkopuoliset tiedonsiirrot täsmennetään myöhemmin.

Tiedostojen esikatselut

Tuetuista kuvista voidaan luoda pienennetty ja pakattu esikatselukuva. Esikatselu ei muuta alkuperäistä ladattavaa tiedostoa. Tiedoston poistaminen poistaa myös sen esikatselukuvan.

Evästeet, paikallinen tallennus ja lokit

Louhos voi käyttää kirjautumiseen välttämättömiä evästeitä sekä selaimen paikallista tallennustilaa asetuksiin, välimuistiin ja offline-toimintoihin. Palvelin voi tallentaa rajattuja teknisiä lokitietoja virheiden ja väärinkäytösten selvittämiseksi.

Käyttötilastot ja aktiivisuustiedot

Ylläpitäjälle näytetään palvelimen laskemia päiväkohtaisia sivulatausten ja Companion-moduulin latauspyyntöjen määriä. Näihin laskureihin ei tallenneta IP-osoitteita, selaintietoja, viittaavia sivuja, osoitteiden kyselyparametreja, käyttäjätunnisteita tai yksittäisten käyntien tapahtumalokia. Tilastoihin ei aseteta uusia evästeitä eikä lisätä selaimen seurantatunnistetta. Päiväkohtainen laskurihistoria rajataan 90 päivään; vanhat laskurit siivotaan seuraavan kirjauksen yhteydessä.

Käyttäjätilien yhteenveto perustuu olemassa olevien tilien luontiaikoihin ja viimeisimpään aktiivisuustietoon. Kirjautuneen käyttäjän näkyvissä oleva Louhos-sivu ilmoittaa paikallaolosta noin 30 sekunnin välein; 90 sekuntia vanhempaa ilmoitusta ei näytetä paikallaolona. Viimeisin aktiivisuusaika säilyy tilin yhteydessä, kunnes tili poistetaan. Tilastoja ja aktiivisuustietoja käytetään palvelun käytön ja toimintakyvyn seuraamiseen sekä kehittämiseen, ei mainontaan tai käyttäjien profilointiin. Käyttäjätietojen käsittely perustuu palveluntarjoajan oikeutettuun etuun ylläpitää ja kehittää palvelua. Tiedot ovat vain ylläpitäjän saatavilla, ja käyttäjä voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä ottamalla yhteyttä ylläpitäjään.

Ulkoiset tietolähteet

Osa palveluista voi hakea julkista tietoa ulkoisista lähteistä, kuten aikataulu- tai ruokalistapalveluista. Louhos ei lähetä näihin lähteisiin käyttäjän Louhos-tilin sisältöä ilman erillistä tarvetta ja ilmoitusta.

Käyttäjän oikeudet

Käyttäjä voi pyytää omien tietojensa tarkastamista, korjaamista tai poistamista ottamalla yhteyttä Louhos-palvelun ylläpitäjään. Pyyntö voidaan varmistaa kirjautumisen tai muun luotettavan tunnistamisen avulla. Rekisteröidyllä voi tilanteesta riippuen olla myös oikeus käsittelyn rajoittamiseen, vastustamiseen ja tietojen siirtämiseen sekä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.